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La plume de l'alouette
Plume septembre 2021

DOSSIER SPÉCIAL
Construire sa politique ASC : les bonnes pratiques

Nouvelle mandature, nouveaux budgets, redressement Urssaf, profil des bénéficiaires qui évolue… De nombreux événements sont susceptibles de conduire le CSE   à construire, ou à reconstruire, sa politique en matière d’activités sociales et culturelles (ASC). De nombreuses questions s’imposent alors : quelles activités sociales et culturelles choisir ? Quels critères retenir ? Comment se mettre en conformité avec les impératifs Urssaf et légaux ? Comment gérer la transition entre les anciennes activités et les nouvelles ? Par où commencer ? L’objectif étant de proposer une offre adaptée au budget de l’instance et sans risque pour le CSE  , plusieurs étapes incontournables sont à réaliser. 

Étudier la population des bénéficiaires

Avant de prendre contact avec les divers prestataires, le CSE   doit rechercher des prestations qui pourraient correspondre aux profils des salariés. L’idée est alors de trouver un juste équilibre entre la population de l’entreprise et l’utilisation du
budget social. À cet   effet, il est intéressant d’étudier la population de l’entreprise :

  • Les salariés ayant des enfants sont-ils majoritaires ?
  • Quelle est la tranche d’âge majoritaire au sein du personnel ?
  • Les salariés sont-ils disséminés géographiquement sur tout le territoire ? …

Cette première étape permettra ainsi au CSE   de pouvoir recentrer ses recherches sur le choix des activités.

 

Associer les salariés à certains choix

S’il est évidemment impossible de satisfaire l’ensemble des salariés, il peut être opportun dans une certaine mesure et à certaines occasions de sonder les salariés sur leurs préférences : inviter les salariés à voter entre deux activités déjà présélectionnées par le CSE  , questionnaire sur la satisfaction d’une activité déjà réalisée, choix entre deux destinations de voyage…

 

Conseil Atlantes - Il sera toujours préférable d’envisager des questions fermées ou à choix multiples pour interroger les salariés. En outre, il n’est pas nécessairement pertinent, pour l’organisation interne du CSE  , d’interroger chaque année les salariés sur l’ensemble de la politique ASC.

Bénéficiaires des ASC : établir une liste adaptée 

 Pour être en conformité avec les impératifs légaux et ceux énoncés par l’Urssaf, veiller à créer une liste des bénéficiaires qui n’est pas discriminatoire. Pour rappel, les ASC doivent être prioritairement réservées aux salariés ou à leur famille

(art. L. 2312-78 et R. 2312-35 du Code du travail).

Tous les salariés doivent pouvoir en bénéficier quelle que soit la nature de leur contrat de travail (CDI, CDD, contrats aidés) et la durée de travail à laquelle ils sont soumis (temps partiel, temps complet). Les salariés en période d’essai, en préavis, ou dont le contrat est suspendu (congés de maladie, de maternité…) doivent également pouvoir bénéficier des ASC (Rép.min. n°84460 : Joan Q 13 déc. 2011, p.13125). Les stagiaires, bien que n’étant pas des salariés, sont également inclus dans le champ des bénéficiaires sous réserve éventuellement d’une condition d’ancienneté raisonnable appliquée de la même façon pour tous les salariés.

Le CSE   peut également choisir d’étendre le bénéfice des activités à la famille des salariés. Quelles sont les règles ?

  • Si le CSE   souhaite étendre au conjoint : la notion de « conjoint » comprend bien entendu l’époux ou l’épouse, mais également le/la concubine ainsi que le/la partenaire d’un Pacs (délib. Halde 2009-132 du 30 mars 2009).
  • Si le CSE   souhaite étendre aux enfants, il est primordial de bien définir la notion d’enfant. Étant rappelé que la Halde avait considéré dans une décision de 2009 que le fait pour un CSE   (CE   à l’époque) de ne prendre en compte que les enfants de salariés ayant un lien de filiation constitue une pratique discriminatoire. Il conviendra d’être vigilant le cas échéant sur les documents demandés aux salariés.

L’Urssaf tolère que les enfants du conjoint puissent faire partie des bénéficiaires des ASC dans les mêmes conditions que les enfants du salarié.

 

Créer des critères de modulation non-discriminatoires

La notion de « non-discrimination » ne doit pas être confondue avec la notion de stricte « égalité ». Les activités sociales du CSE   doivent bénéficier à l’ensemble des salariés, mais pas nécessairement selon les mêmes modalités.

Ainsi, il est possible de moduler l’octroi d’une activité sociale et culturelle, en s’appuyant sur un critère prédéterminé, objectif et non discriminatoire de distinction.

Ces critères ne devant pas être discriminants, ils ne peuvent s’appuyer par exemple sur la catégorie professionnelle, le coefficient hiérarchique, l’affiliation à un syndicat.

À l’heure actuelle, est admise la modulation des prestations du CSE   établie en fonction des revenus et du quotient familial (délibération CNIL n°2006-230).

 

Interroger l’Urssaf en cas de doute 

Face à certains doutes relatifs aux conditions d’octroi des activités sociales, le CSE   peut demander la position de l’Urssaf, par le biais de la procédure de rescrit social.

Le rescrit est une procédure qui permet à un cotisant de demander à l’Urssaf de prendre position sur une situation concernant des points de droit qui posent difficulté (art. L.243-6-3 du Code de Sécurité sociale).

Le rescrit doit intervenir par écrit et en amont d’un contrôle Urssaf, après il sera trop tard (art. L.243-6-3 I du Code de Sécurité sociale).

Un formulaire de demande à compléter en ligne est disponible sur le site de l’Urssaf. L’Urssaf répond de manière motivée dans un délai de trois mois courant à compter de la date de réception du dossier complet par le cotisant.

  • Si l’Urssaf répond et que le CSE   suit ce positionnement, il pourra opposer cette interprétation en cas de contrôle.
  • Si l’Urssaf ne répond pas dans les délais, il ne pourra effectuer de redressement sur le point de législation visé.

Valider de façon transparente le choix des activités

 Le CSE   est libre de déterminer la politique sociale et culturelle qu’il entend promouvoir. Toutefois, le CSE   doit choisir les prestations proposées dans le cadre d’une délibération du comité prise en réunion plénière. Le vote sera à la majorité des élus titulaires présents et le président ne participera pas à celui-ci.

Deux méthodes sont généralement pratiquées par les CSE   :

  • Vote d’un budget prévisionnel définissant précisément les prestations prévues pour l’année entière, leurs conditions et les bénéficiaires.
  • Vote activité par activité, c’est-à-dire décision « au coup par coup ».

 

Choisir avec attention ses prestataires et sécuriser son choix 

Bien que cela ne soit pas obligatoire légalement (sauf pour les « grands CSE   » qui doivent mettre en place une commission des marchés si la prestation dépasse 30 000 Ä), la réalisation d’un appel d’offres est conseillée. Ceci permet d’avoir une vision plus large des prestataires existants pour la prestation voulue. La sécurisation passe ici par la vérification du processus d’engagement du CSE   :

  • Le CSE   a-t-il bien décidé en tant que personne morale de s’engager contractuellement ?
  • Qui est compétent pour signer le contrat ?

 

Conseil Atlantes - Ces questions sont intéressantes dès lors que le défaut de pouvoir du signataire peut entraîner la nullité du contrat conclu. Mais il faut également vérifier la portée de l’engagement du CSE   : le coût total, la durée mais également les conditions de résiliation de la prestation.

Pour rappel : si votre contrat prévoit une reconduction tacite, le prestataire doit vous informer de la possibilité de ne pas reconduire le contrat conclu et de la date limite de non-reconduction, à défaut, le CSE   peut mettre fin au contrat. N’hésitez pas à vous faire aider par notre cabinet d’avocat pour cette vérification.

 

Communiquer avec pédagogie avec les salariés  

Afin de bien informer les salariés de leurs droits et des conditions d’octroi des activités sociales et culturelles, nous vous conseillons de prévoir de mettre à leur disposition un « guide des activités sociales et culturelles du CSE   » regroupant :

  • les bénéficiaires des activités sociales,
  • les conditions d’octroi (éventuelle condition d’ancienneté, justificatifs à fournir…),
  • la finalité des règles fixées par le CSE   et le caractère confidentiel des éléments communiqués.

Pour plus de sécurité juridique, il est conseillé de voter un tel document et de l’annexer au règlement intérieur du CSE   afin de prévenir tout litige.

 

Anissa CHAGHAL / Juriste - Atlantes Paris/Île de France

Camille PIAT / Avocate

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Mise à jour :dimanche 5 septembre 2021
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