Nouvelle mandature, nouveaux budgets, redressement Urssaf, profil des bénéficiaires qui évolue… De nombreux événements sont susceptibles de conduire le CSE à construire, ou à reconstruire, sa politique en matière d’activités sociales et culturelles (ASC). De nombreuses questions s’imposent alors : quelles activités sociales et culturelles choisir ? Quels critères retenir ? Comment se mettre en conformité avec les impératifs Urssaf et légaux ? Comment gérer la transition entre les anciennes activités et les nouvelles ? Par où commencer ? L’objectif étant de proposer une offre adaptée au budget de l’instance et sans risque pour le CSE, plusieurs étapes incontournables sont à réaliser.
Avant de prendre contact avec les divers prestataires, le CSE doit rechercher des prestations qui pourraient correspondre aux profils des salariés. L’idée est alors de trouver un juste équilibre entre la population de l’entreprise et l’utilisation du
budget social. À cet effet, il est intéressant d’étudier la population de l’entreprise :
Cette première étape permettra ainsi au CSE de pouvoir recentrer ses recherches sur le choix des activités.
S’il est évidemment impossible de satisfaire l’ensemble des salariés, il peut être opportun dans une certaine mesure et à certaines occasions de sonder les salariés sur leurs préférences : inviter les salariés à voter entre deux activités déjà présélectionnées par le CSE, questionnaire sur la satisfaction d’une activité déjà réalisée, choix entre deux destinations de voyage…
Pour être en conformité avec les impératifs légaux et ceux énoncés par l’Urssaf, veiller à créer une liste des bénéficiaires qui n’est pas discriminatoire. Pour rappel, les ASC doivent être prioritairement réservées aux salariés ou à leur famille
(art. L. 2312-78 et R. 2312-35 du Code du travail).
Tous les salariés doivent pouvoir en bénéficier quelle que soit la nature de leur contrat de travail (CDI, CDD, contrats aidés) et la durée de travail à laquelle ils sont soumis (temps partiel, temps complet). Les salariés en période d’essai, en préavis, ou dont le contrat est suspendu (congés de maladie, de maternité…) doivent également pouvoir bénéficier des ASC (Rép.min. n°84460 : Joan Q 13 déc. 2011, p.13125). Les stagiaires, bien que n’étant pas des salariés, sont également inclus dans le champ des bénéficiaires sous réserve éventuellement d’une condition d’ancienneté raisonnable appliquée de la même façon pour tous les salariés.
Le CSE peut également choisir d’étendre le bénéfice des activités à la famille des salariés. Quelles sont les règles ?
L’Urssaf tolère que les enfants du conjoint puissent faire partie des bénéficiaires des ASC dans les mêmes conditions que les enfants du salarié.
La notion de « non-discrimination » ne doit pas être confondue avec la notion de stricte « égalité ». Les activités sociales du CSE doivent bénéficier à l’ensemble des salariés, mais pas nécessairement selon les mêmes modalités.
Ainsi, il est possible de moduler l’octroi d’une activité sociale et culturelle, en s’appuyant sur un critère prédéterminé, objectif et non discriminatoire de distinction.
Ces critères ne devant pas être discriminants, ils ne peuvent s’appuyer par exemple sur la catégorie professionnelle, le coefficient hiérarchique, l’affiliation à un syndicat.
À l’heure actuelle, est admise la modulation des prestations du CSE établie en fonction des revenus et du quotient familial (délibération CNIL n°2006-230).
Face à certains doutes relatifs aux conditions d’octroi des activités sociales, le CSE peut demander la position de l’Urssaf, par le biais de la procédure de rescrit social.
Le rescrit est une procédure qui permet à un cotisant de demander à l’Urssaf de prendre position sur une situation concernant des points de droit qui posent difficulté (art. L.243-6-3 du Code de Sécurité sociale).
Le rescrit doit intervenir par écrit et en amont d’un contrôle Urssaf, après il sera trop tard (art. L.243-6-3 I du Code de Sécurité sociale).
Un formulaire de demande à compléter en ligne est disponible sur le site de l’Urssaf. L’Urssaf répond de manière motivée dans un délai de trois mois courant à compter de la date de réception du dossier complet par le cotisant.
Le CSE est libre de déterminer la politique sociale et culturelle qu’il entend promouvoir. Toutefois, le CSE doit choisir les prestations proposées dans le cadre d’une délibération du comité prise en réunion plénière. Le vote sera à la majorité des élus titulaires présents et le président ne participera pas à celui-ci.
Deux méthodes sont généralement pratiquées par les CSE :
Bien que cela ne soit pas obligatoire légalement (sauf pour les « grands CSE » qui doivent mettre en place une commission des marchés si la prestation dépasse 30 000 Ä), la réalisation d’un appel d’offres est conseillée. Ceci permet d’avoir une vision plus large des prestataires existants pour la prestation voulue. La sécurisation passe ici par la vérification du processus d’engagement du CSE :
Pour rappel :
si votre contrat prévoit une reconduction tacite, le prestataire doit vous informer de la possibilité de ne pas reconduire le contrat conclu et de la date limite de non-reconduction, à défaut, le CSE peut mettre fin au contrat. N’hésitez pas à vous faire aider par notre cabinet d’avocat pour cette vérification.
Afin de bien informer les salariés de leurs droits et des conditions d’octroi des activités sociales et culturelles, nous vous conseillons de prévoir de mettre à leur disposition un « guide des activités sociales et culturelles du CSE » regroupant :
Pour plus de sécurité juridique, il est conseillé de voter un tel document et de l’annexer au règlement intérieur du CSE afin de prévenir tout litige.
Anissa CHAGHAL / Juriste - Atlantes Paris/Île de France
Camille PIAT / Avocate
Nouvelle mandature, nouveaux budgets, redressement Urssaf, profil des bénéficiaires qui évolue… De nombreux événements sont susceptibles de conduire le CSE à construire, ou à reconstruire, sa politique en matière d’activités sociales et culturelles (ASC). De nombreuses questions s’imposent alors : quelles activités sociales et culturelles choisir ? Quels critères retenir ? Comment se mettre en conformité avec les impératifs Urssaf et légaux ? Comment gérer la transition entre les anciennes activités et les nouvelles ? Par où commencer ? L’objectif étant de proposer une offre adaptée au budget de l’instance et sans risque pour le CSE, plusieurs étapes incontournables sont à réaliser.
Avant de prendre contact avec les divers prestataires, le CSE doit rechercher des prestations qui pourraient correspondre aux profils des salariés. L’idée est alors de trouver un juste équilibre entre la population de l’entreprise et l’utilisation du
budget social. À cet effet, il est intéressant d’étudier la population de l’entreprise :
Cette première étape permettra ainsi au CSE de pouvoir recentrer ses recherches sur le choix des activités.
S’il est évidemment impossible de satisfaire l’ensemble des salariés, il peut être opportun dans une certaine mesure et à certaines occasions de sonder les salariés sur leurs préférences : inviter les salariés à voter entre deux activités déjà présélectionnées par le CSE, questionnaire sur la satisfaction d’une activité déjà réalisée, choix entre deux destinations de voyage…
Pour être en conformité avec les impératifs légaux et ceux énoncés par l’Urssaf, veiller à créer une liste des bénéficiaires qui n’est pas discriminatoire. Pour rappel, les ASC doivent être prioritairement réservées aux salariés ou à leur famille
(art. L. 2312-78 et R. 2312-35 du Code du travail).
Tous les salariés doivent pouvoir en bénéficier quelle que soit la nature de leur contrat de travail (CDI, CDD, contrats aidés) et la durée de travail à laquelle ils sont soumis (temps partiel, temps complet). Les salariés en période d’essai, en préavis, ou dont le contrat est suspendu (congés de maladie, de maternité…) doivent également pouvoir bénéficier des ASC (Rép.min. n°84460 : Joan Q 13 déc. 2011, p.13125). Les stagiaires, bien que n’étant pas des salariés, sont également inclus dans le champ des bénéficiaires sous réserve éventuellement d’une condition d’ancienneté raisonnable appliquée de la même façon pour tous les salariés.
Le CSE peut également choisir d’étendre le bénéfice des activités à la famille des salariés. Quelles sont les règles ?
L’Urssaf tolère que les enfants du conjoint puissent faire partie des bénéficiaires des ASC dans les mêmes conditions que les enfants du salarié.
La notion de « non-discrimination » ne doit pas être confondue avec la notion de stricte « égalité ». Les activités sociales du CSE doivent bénéficier à l’ensemble des salariés, mais pas nécessairement selon les mêmes modalités.
Ainsi, il est possible de moduler l’octroi d’une activité sociale et culturelle, en s’appuyant sur un critère prédéterminé, objectif et non discriminatoire de distinction.
Ces critères ne devant pas être discriminants, ils ne peuvent s’appuyer par exemple sur la catégorie professionnelle, le coefficient hiérarchique, l’affiliation à un syndicat.
À l’heure actuelle, est admise la modulation des prestations du CSE établie en fonction des revenus et du quotient familial (délibération CNIL n°2006-230).
Face à certains doutes relatifs aux conditions d’octroi des activités sociales, le CSE peut demander la position de l’Urssaf, par le biais de la procédure de rescrit social.
Le rescrit est une procédure qui permet à un cotisant de demander à l’Urssaf de prendre position sur une situation concernant des points de droit qui posent difficulté (art. L.243-6-3 du Code de Sécurité sociale).
Le rescrit doit intervenir par écrit et en amont d’un contrôle Urssaf, après il sera trop tard (art. L.243-6-3 I du Code de Sécurité sociale).
Un formulaire de demande à compléter en ligne est disponible sur le site de l’Urssaf. L’Urssaf répond de manière motivée dans un délai de trois mois courant à compter de la date de réception du dossier complet par le cotisant.
Le CSE est libre de déterminer la politique sociale et culturelle qu’il entend promouvoir. Toutefois, le CSE doit choisir les prestations proposées dans le cadre d’une délibération du comité prise en réunion plénière. Le vote sera à la majorité des élus titulaires présents et le président ne participera pas à celui-ci.
Deux méthodes sont généralement pratiquées par les CSE :
Bien que cela ne soit pas obligatoire légalement (sauf pour les « grands CSE » qui doivent mettre en place une commission des marchés si la prestation dépasse 30 000 Ä), la réalisation d’un appel d’offres est conseillée. Ceci permet d’avoir une vision plus large des prestataires existants pour la prestation voulue. La sécurisation passe ici par la vérification du processus d’engagement du CSE :
Pour rappel :
si votre contrat prévoit une reconduction tacite, le prestataire doit vous informer de la possibilité de ne pas reconduire le contrat conclu et de la date limite de non-reconduction, à défaut, le CSE peut mettre fin au contrat. N’hésitez pas à vous faire aider par notre cabinet d’avocat pour cette vérification.
Afin de bien informer les salariés de leurs droits et des conditions d’octroi des activités sociales et culturelles, nous vous conseillons de prévoir de mettre à leur disposition un « guide des activités sociales et culturelles du CSE » regroupant :
Pour plus de sécurité juridique, il est conseillé de voter un tel document et de l’annexer au règlement intérieur du CSE afin de prévenir tout litige.
Anissa CHAGHAL / Juriste - Atlantes Paris/Île de France
Camille PIAT / Avocate
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